Identificación de extranjeros en España a nivel societario (NIE) y la controversia con los apoderados

AUTOR: Javier Martín

FECHA: 23/04/2019

Cuando un extranjero desea actuar en el ámbito empresarial y societario en España, la pregunta que debemos hacernos en primera instancia es qué documentos resultan necesarios para probar su identidad como extranjero. ¿Se requiere el Número de Identificación de Extranjeros ("NIE") o es suficiente con el pasaporte y/o documento de identificación de la nacionalidad de origen?

Ante los Registros Mercantiles se establecen de forma alternativa los siguientes documentos como válidos para identificar a un extranjero: "(…) el número de identificación de extranjeros, el de su pasaporte, el de su tarjeta de residencia o de cualquier otro documento legal de identificación, con declaración de estar vigentes. (…)"

La doctrina administrativa y los requisitos de la Agencia Tributara han resuelto la duda respecto a los socios extranjeros y los administradores extranjeros de las sociedades españolas que sí requieren de forma obligatoria el NIE para poder obtener la condición de socio y/o administrador. En base a los requisitos tributarios, cualquier extranjero que vaya a realizar operaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria requerirá el NIE, por lo que se concluye que los socios y administradores que deben ser comunicados e interactuarán con la Agencia Tributaria necesitarán el NIE.

La duda persiste en cuanto a la necesidad del NIE para los apoderados. Los apoderados no resultan comunicados a la Agencia Tributaria de forma necesaria, por lo que no existe una obligación definida. De modo que el requisito del NIE para apoderados extranjeros quedará arbitrio de terceras partes sin un criterios definido.

El otorgamiento de poderes requiere de un documento público y en los poderes generales se requiere de posterior inscripción en el Registro Mercantil. De modo que el notario y el registrador de turno podrán, a su criterio, requerir la obtención del NIE para el otorgamiento y registro de la estructura pública. No existen criterios por escrito y deberá consultarse en cada supuesto específico, sin que en muchos casos el Registro Mercantil en cuestión confirme si resulta necesaria la obtención del NIE. Finalmete, se debe tener en cuenta que en muchos poderes bancarios puede ser que la entidad bancaria también solicite la obtención del NIE para el registro del apoderado en sus bases de datos internas.

De modo que sin un criterio claro y unificado por parte de las terceras partes, se recomienda en cada supuesto concreto de apoderamiento consultar al notario, el Registro Mercantil concreto y la entidad ante las que deberá utilizarse el poder. Ante la duda y la falta de confirmación de una de la partes implicadas se recomienda la obtención previa del NIE. Únicamente la inscripción en el Registro Mercantil implica 15 días laborables (un mínimo de tres semanas), que en caso de calificación negativa por la falta del NIE implicaría una demora considerable en el proceso de obtención del poder. Estos retrasos pueden perjudicar a la sociedad que no podrá ser representada por el apoderado extranjero hasta la obtención del NIE.