El otorgamiento de poderes en el extranjero y cómo solventar las diferencias entre jurisdicciones

AUTOR: Javier Martín

FECHA: 02.11.2019

Hoy en día dada la globalización de los mercados los grupos empresariales disponen de filiales y sucursales en diversos países, incluyéndose España. En muchas ocasiones sus compañías matrices y los órganos de administración de dichas sociedades o sucursales españolas se encuentran efectivamente fuera de España, no resultando funcional para la actividad diaria, de modo que resulta necesario el otorgamiento de poderes a empleados que se encuentren en España.

El otorgamiento de poderes corresponde exclusivamente al órgano de administración de la sociedad, los representantes de las sucursales y los apoderados con la facultad de sustitución y delegación de facultades.

Siempre existe la opción de que dichas personas acudan al consulado español más cercano en el extranjero y que el cónsul, ejerciendo sus facultades, otorgue un poder en documento público español, de modo que cumpliremos con los requisitos de los registros españoles directamente.

La otra opción resulta acudir a un notario extranjero, hecho que puede generar problemas respecto a la valoración del juicio de capacidad y suficiencia, así como con el resto de requisitos legales del ordenamiento español. Los poderes otorgados en el extranjero deberán ir siempre apostillados (si se otorgan en un país miembro del Convenio de la Haya) o debidamente legalizados (si este no resulta miembro del Convenio de la Haya). Tanto la apostilla como la legalización nos aseguran que el documento otorgado en el extranjero resulta un documento público válido.

Desafortunadamente, el hecho de que la apostilla o legalización asegure la condición de documento público no asegura que dicho documento público cumpla con los requisitos españoles. En muchos países como los Estados Unidos de América, el notario únicamente asegura la identidad de la persona que firma el poder sin entrar en juicio suficiencia o regla de equivalencia de funciones. Estos suelen negarse a incluir las menciones sobre los requisitos españoles y tampoco realizan comprobaciones sobre las sociedades o sucursales españolas.

Para suplir la falta del juicio de suficiencia del notario extranjero debemos solicitar a un notario español que realice una diligencia (que adjuntará al documento extranjero) en ejercicio de sus funciones para comprobar que el otorgante en el extranjero está facultado para dar poderes y que estos cumplen con los requisitos legales españoles.

Los notarios españoles deberán consultar la información de las sociedades o sucursales en cuestión, de conformidad con el correspondiente Registro Mercantil donde se hallen inscritos los poderdantes. De este modo aseguramos el cumplimiento de todos los requisitos realizando la segunda intervención de un notario español para evitar calificaciones negativas y posteriores subsanciones. La presente solución para el cumplimiento de los requisitos españoles también puede aplicarse a poderes y otros documentos de sociedades extranjeras, en este caso los extractos y la información a consultar por el notario español deberá provenir de un registro extranjero o entidad pública similar y el documento a consultar deberá estar apostillado o legalizado para que el notario pueda confiar en la veracidad de información contenida y analizada.