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Ramón Marés

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La digitalización en el ámbito del derecho de sociedades

Autor: Ramón Marés

Propuesta de Directiva del Parlamento Europeo y del Consejo por la que se modifica la Directiva (UE) 2017/1132 en lo que respecta a la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de sociedades

Si bien el uso de herramientas digitales en las actividades mercantiles de las empresas se ha ido extendiendo progresivamente en Europa, todavía no es posible en todos los casos interactuar con las autoridades públicas con medios electrónicos. Existen grandes diferencias entre los Estados miembros: mientras algunos están muy avanzados y aportan soluciones online integrales y sencillas, otros no. Actualmente, sólo 17 Estados miembros permiten el registro en línea completo.

El desarrollo del mercado único digital es una de las prioridades de las instituciones europeas, que observan cómo la ausencia de normas relativas al registro, la presentación de documentos y la publicación por medios electrónicos o las divergencias normativas entre los Estados miembros generan cargas y costes innecesarios a los emprendedores que desean crear una nueva empresa, o ampliar sus actividades mercantiles mediante el registro de filiales o sucursales, o cumplir requisitos específicos en línea. Todo esto provoca la pérdida de oportunidades de negocio y, en algunos casos, el rechazo a la creación de una empresa.

La propuesta modifica la Directiva (UE) 2017/1132 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 14 de junio de 2017, sobre determinados aspectos del Derecho de sociedades, de los que destacamos los siguientes:

·           El registro de sociedades o sucursales no podrá supeditarse a la previa obtención de una licencia u autorización, salvo que se indispensable para el correcto control de determinadas actividades. Una vez registrada la sociedad, la legislación nacional regulará aquellos casos en que las empresas han de obtener una licencia o autorización para poder ejercer determinadas actividades.

·           Deberá existir la posibilidad de registrar sociedades de capital utilizando modelos de escrituras de constitución que deberán estar disponibles en línea. Estos modelos podrán contener un conjunto de opciones predefinido, de conformidad con el Derecho nacional. Los solicitantes deberán tener la posibilidad de escoger entre utilizar ese modelo o registrar una sociedad con una escritura de constitución personalizada, y los Estados miembros deberán tener la opción de proporcionar modelos también para otros tipos de sociedades.

·           Deberá ser posible presentar documentos e informaciones en los registros íntegramente por medios electrónicos a lo largo de todo el ciclo de vida de las empresas.

·        Los Estados miembros deberán aplicar el principio de «solo una vez» en materia de Derecho de sociedades. La aplicación del principio de «solo una vez» implica que las empresas no tengan que presentar más de una vez la misma información a la Administración Pública. Por ejemplo, cuando una sociedad se constituya en un Estado miembro y quiera registrar una sucursal en otro Estado miembro, deberá poder utilizar las informaciones o documentos previamente presentados en un registro. Además, cuando una sociedad se constituya en un Estado miembro, pero tenga una sucursal en otro Estado miembro, deberá poder presentar determinados cambios de su información societaria solo ante el registro en el que esté registrada, sin necesidad de presentar la misma información ante el registro de la sucursal. En su lugar, datos tales como la modificación de la razón social o del domicilio social de la sociedad deberán intercambiarse electrónicamente entre el registro de la sociedad y el registro de la sucursal a través del sistema de interconexión de registros.

Al registrar una sucursal de una sociedad registrada en otro Estado miembro, los Estados miembros también deberán poder verificar determinadas informaciones societarias a través de la interconexión de los registros cuando se registre una sucursal en dicho Estado miembro. Además, cuando se cierre una sucursal en un Estado miembro, el registro de ese Estado miembro deberá informar de ello al Estado miembro en el que esté registrada la sociedad a través del sistema de interconexión de registros, y ambos registros deberán consignar esta información.

La promoción de soluciones digitales en el ámbito del Derecho de sociedades debe realizarse, especialmente por lo que se refiere al registro de sociedades, evitando cualquier posibilidad de fraude o abuso, particularmente ante el fenómeno de las sociedades fantasma.

Para combatir el fraude y el pirateo empresarial, y ofrecer garantías sobre la fiabilidad y la credibilidad de las informaciones y los documentos contenidos en los registros nacionales, las normas relativas al registro electrónico de sociedades y sus sucursales deberán incluir también controles de la identidad y la capacidad jurídica de las personas que vayan a constituir una sociedad o una sucursal, así como normas sobre los administradores inhabilitados (denegando el nombramiento como administrador de una sociedad o de una sucursal en su propio territorio de una persona que esté inhabilitada para el ejercicio de la función de administrador en otro Estado miembro). Los medios y métodos empleados para llevar a cabo estos controles deberán ser desarrollados y aprobados por los Estados miembros. Esas normas podrían incluir la comprobación mediante videoconferencia u otros medios en línea que permitan una conexión audiovisual en tiempo real. A tal efecto, los Estados miembros deberán estar facultados para requerir la participación de notarios o abogados como parte en el procedimiento de registro electrónico, si bien tal participación no deberá impedir la conclusión del procedimiento de registro íntegramente electrónico.

La Directiva contiene disposiciones sobre los medios de identificación que son necesarios para el registro de sociedades y la presentación documentos por medios electrónicos, garantizando el reconocimiento obligatorio de los medios de identificación electrónica de ciudadanos de la Unión conformes al Reglamento e-IDAS (Reglamento (UE) n° 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014) expedidos en otro Estado miembro y permite, al mismo tiempo, que los Estados miembros reconozcan otros medios de identificación. Como salvaguardia para evitar el fraude, los Estados miembros están autorizados a exigir la presencia física de los interesados ante una autoridad competente, pero solo en casos de auténtica sospecha basada en motivos razonables.

Está previsto que la Directiva se aplique a las sociedades de responsabilidad limitada, no a las sociedades anónimas.