Deducibilidad de los gastos de viajes de los trabajadores

Autor: Isabel PI

En los últimos tiempos, tanto los profesionales del sector del Derecho tributario como nuestros clientes, hemos notado un aumento considerable en la apertura de procedimientos de comprobación e inspección por parte de la Agencia Tributaria. Pero no sólo esto, sino que las interpretaciones de las normas que, ya antes eran estrictas, son cada vez más restrictivas para el contribuyente.

Aunque la necesidad de justificación de los gastos de viajes de los trabajadores no sea un tema de actualidad o que haya sufrido modificaciones recientes, sí hemos apreciado una tendencia ascendente por parte de la Agencia Tributaria de considerar como no deducibles algunos de los gastos de viajes incurridos por las empresas y sus trabajadores.

En este sentido, conviene recordar que los gastos, para que sean fiscalmente deducibles a efectos del Impuesto sobre Sociedades, deben cumplir con los requisitos de contabilización en la cuenta de pérdidas y ganancias; imputación en el período impositivo de devengo; justificación mediante los documentos admitidos legalmente y correlación con los ingresos.

Los dos últimos requisitos cobran especial importancia en materia de los gastos de viajes, dado que son los que mayores problemas plantean para la Agencia Tributaria.

Respecto al requisito de correlación entre ingresos y gastos, el artículo 15 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades establece que no serán deducibles aquellos gastos en los que no se acredite su relación con la promoción de la actividad y la generación de ingresos.

Es habitual que las empresas utilicen un documento interno –la normalmente denominada hoja de gastos-, en el que se detallan los gastos en los que ha incurrido cada trabajador; a saber, dietas, transporte, combustible, aparcamiento, alojamiento, entre otros. Así, para que Hacienda considere que se cumple dicha correlación, será necesario que en dicha hoja se especifique la fecha, el motivo y el lugar de cada desplazamiento. En este sentido, con el fin de que la correlación sea clara, es especialmente importante que se detalle el motivo de los gastos, haciendo constar el cliente o posible cliente visitado, o el acto al que se ha asistido –en caso de congresos o ferias-.

En relación al requisito de justificación, es esencial destacar que no se considera prueba suficiente una tabla o documento interno en el que se listen los gastos incurridos –la hoja de gastos-. Por el contrario, ya en la Sentencia de la Audiencia Nacional de 15 de junio de 2011 se exigió que es “necesario que se aporte documentación externa o soporte documental suficiente de los conceptos contenidos en tales documentos internos”. 

Además, la misma Sentencia discrepa de los argumentos del contribuyente, que defendía que la Ley no obliga a la entidad pagadora a conservar los justificantes de los gastos de los trabajadores. En este sentido, la Magistrada Ponente argumenta que “al realizar tal afirmación la recurrente confunde, el hecho de que los gastos de dietas y desplazamientos no necesiten justificación respecto de la "cuantía" declarada exenta [del IRPF], con que no sea necesario la justificación de la realidad de los concretos desplazamientos y específicos gastos alegados, así como que estos tuvieron lugar en municipios distintos a aquél en que está situado el centro de trabajo habitual al que estaban asignados los perceptores de las cantidades controvertidas”.

Por lo tanto, para reducir cualquier contingencia fiscal derivada de la regularización de los gastos de viajes en el Impuesto sobre Sociedades por parte de Hacienda, recomendamos que la hoja de gastos de viajes sea detallada y se haga constar la fecha, concepto, destino y motivo de cada gasto. Además, dicha hoja de gastos deberá estar soportada por los documentos justificativos correspondientes –ya sea mediante factura o factura simplificada-.