El control del correo electrónico del empleado con fines sancionadores

Autor: Luis de Rojas Dierssen

El 5 de septiembre de 2017, el Tribunal Europeo de Derechos Humanos dictó una importante sentencia en la que se constituyó como vulneración del derecho a la intimidad y al secreto de las comunicaciones vigilar los mensajes enviados por un trabajador mediante medios propios de la empresa y acceder al contenido de los mismos, si no había sido previamente informado de esta posibilidad, incluso existiendo políticas empresariales que prohibían la utilización de dichos medios fuera del ámbito profesional.

En este sentido, el Tribunal Europeo de Derechos Humanos estableció los siguientes requisitos:

1. El Trabajador debe ser notificado de la posibilidad de que su actividad sea monitorizada;

2. El Empresario puede acceder a los correos del trabajador (si se cumple el requisito 1) durante un tiempo proporcional y debe limitar la búsqueda a los archivos relevantes para el caso concreto (grado de intromisión del empresario);

3. Debe existir una razón previa a la monitorización que justifique la misma;

4. Debe ser el único medio para probar la conducta del trabajador. No pueden haber medidas alternativas, menos intrusivas que permitan al Empresario obtener la información que busca;

5. El uso que la Empresa le da a la información obtenida debe ser acorde con el fin que supuso esta medida;

Recientemente el Tribunal Supremo ha dictado una Sentencia aprehendiendo dicha doctrina y adaptándola a un caso similar, aunque con ligeras diferencias, y que sienta una importante doctrina en el ámbito nacional respecto al control de los medios electrónicos por el Empresario.

Concretamente, el Tribunal Supremo entiende como procedente (y no nulo) el despido de un trabajador por transgresión de la buena fe contractual, usando como prueba los correos electrónicos del trabajador, intervenidos por la Empresa. El Tribunal Supremo, en este caso se hace eco de la doctrina del Tribunal Europeo de Derechos Humanos entendiendo que en casos en los que pueda verse vulnerada la intimidad y el derecho a la protección de datos de los trabajadores deben ponderarse caso por caso a) el grado de intromisión del empresario; b) la concurrencia de legítima razón empresarial justificativa de la monitorización; c) la inexistencia o existencia de medios menos intrusivos para la consecución del mismo objetivo; d) el destino dado por la empresa al resultado del control; e) la previsión de garantías para el trabajador.

En el caso sujeto a análisis la Empresa respeto los requisitos exigidos por el Alto Tribunal puesto que:

1. Informó previamente al trabajador de la prohibición del uso del ordenador para asuntos estrictamente personales. Entiende el Tribunal Supremo que “si no hay derecho a utilizar el ordenador para usos personales, no habrá tampoco derecho para hacerlo en unas condiciones que impongan un respeto a la intimidad o al secreto de las comunicaciones”;

2. La Empresa no buscó de forma indiscriminada en la bandeja de correo corporativo del Trabajador, sino que utilizó palabras clave relacionadas con el ilícito y durante el tiempo necesario para ello;

3. La Empresa accedió al correo desde el servidor interno de la empresa, sin acceder a ningún dispositivo personal del Trabajador.

Y es por todo ello que el Tribunal Supremo consideró legítima la prueba obtenida para el despido. Desde nuestra perspectiva, consideramos muy acertada la resolución del Alto Tribunal. No obstante, creemos conveniente que, para que la Empresa pueda monitorizar el correo electrónico, teléfono móvil o cualquier otro dispositivo de trabajo del empleado, debería realizar las siguientes acciones:

1. Comunicar al Trabajador que el ordenador, móvil o cualquier otro dispositivo de la empresa es para uso profesional y podrá monitorizarse con fines disciplinarios;

2. Una vez se tengan sospechas claras de comisión de un ilícito por el trabajador se proceda a monitorizar su actividad por tiempo justo y con un criterio de búsqueda limitado a la necesidad de prueba de la conducta del Trabajador;

3. La Empresa debe utilizar los datos obtenidos exclusivamente para ejercer su potestad sancionadora.

Estos requisitos mínimos son del todo imprescindibles, con independencia de que n la Empresa existan políticas de uso de medios electrónicos en el seno de la Empresa y asegurarán la no vulneración de los derechos fundamentales del trabajador.