Kontakt
Izabela Kwacz

Adwokat
Phone: +48 22 244 00 50
E-Mail

Od 25 maja2018 r. obowiązuje RODO. Konsekwencją wejścia w życie rozporządzenia była konieczność dostosowania innych ustaw do nowych wymogów w zakresie ochrony danych osobowych. W związku z tym, do kodeksu pracy zostały wprowadzone nowe przepisy dotyczącego monitoringu pracowników.

Przed wejściem w życie rozporządzenia pojawiały się obawy, że uniemożliwi ono prowadzenie jakiegokolwiek monitoringu w miejscu pracy. Obawy okazały się jednak bezpodstawne, a dyskusja związana z tematem przyczyniła się do uregulowania tego w jaki sposób i w jakim celu można monitorować pracowników. Nowe przepisy kodeksu pracy, podobnie jak RODO, obowiązują od 25 maja 2018 r. Na ich podstawie wprowadzone zostały dwa rodzaje monitoringu pracowników:

  • monitoring zakładu pracy i terenu wokół zakładu pracy,
  • monitoring poczty elektronicznej. 

Kodeks pracy dopuszcza stosowanie także innych form monitoringu, o ile zachodzą przesłanki uzasadniające ich stosowanie. Inne formy monitoringu nie zostały nazwane ani zdefiniowane w przepisach. Jako przykład można tu wskazać stosowanie urządzeń z GPS-em w samochodach służbowych, z których korzystają pracownicy.

Monitoring w zakładzie pracy

Nowe przepisy określiły enumeratywnie przede wszystkim cele stosowania monitoringu. Monitoring zakładu pracy polegający na rejestracji obrazu jest dozwolony tylko w następujących przypadkach: 

  • w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
  • w celu ochrony mienia,
  • w celu kontroli produkcji,
  • w celu zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitoring poczty elektronicznej to temat, który wzbudza wiele kontrowersji, zarówno wśród pracodawców, jak i wśród pracowników. Warto podkreślić, że dotyczy on tylko i wyłącznie korespondencji służbowej. Tego rodzaju monitoring można prowadzić jedynie gdy jest on niezbędny do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Dodatkowe wymogi dotyczące prowadzenia monitoringu

Pracodawca może prowadzić monitoring, jeśli zachodzi którakolwiek z wyżej wymienionych przesłanek.. W przypadku monitoringu zakładu pracy przewidziane są dodatkowe wymogi dla prowadzenia monitoringu takich miejsc jak: pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie lub pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej – kamery mogą być tam umieszczone tylko pod warunkiem, że nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych. Ponadto monitorowanie takich miejsc powinno odbywać się przy użyciu technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. W przypadku monitoringu poczty elektronicznej dodatkowym wymogiem jest zakaz naruszenia tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Pracodawca może przechowywać nagrania z monitoringu jedynie przez okres nieprzekraczający trzech miesięcy od dnia nagrania. Po upływie tego okresu, nagranie obrazu zawierające dane osobowe (czyli wszystkie informacje identyfikujące lub mogące pośrednio identyfikować osobę fizyczną) musi zostać zniszczone. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy nagrania obrazu stanowią dowód w prowadzonym postępowaniu lub gdy pracodawca otrzymał wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Wówczas termin przechowywania nagrania wydłuża się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Procedura wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy

Nie tylko samo stosowanie monitoringu zostało uregulowane w nowych przepisach, określono również jak powinna wyglądać procedura wprowadzania monitoringu w zakładzie pracy. Istotna jest tutaj zgodność z prawem prowadzonych działań, w tym odpowiednie i skuteczne poinformowanie pracowników o tym jaki rodzaj monitoringu, gdzie i w jaki sposób jest i będzie prowadzony oraz jakie są cele tych działań. Według nowych przepisów procedura powinna przebiegać według następującego schematu: 

  • pracodawca ustala cele, zakres i sposób wprowadzenia monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy),
  • pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem,
  • pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem,
  • przy zatrudnianiu nowego pracownika pracodawca przekazuje mu na piśmie informacje o stosowaniu monitoringu przed dopuszczeniem go do pracy. 

Pracodawcy,  którzy już stosują monitoring, powinni dostosować obowiązujące u siebie procedury  do nowych wymogów przewidzianych w kodeksie pracy. W przepisach nie przewidziano żadnego okresu przejściowego, który można wykorzystać na zmianę procedur, w związku z tym  pracodawcy powinni uczynić to niezwłocznie.

Obowiązek informacyjny

Nowe przepisy w kodeksie pracy dotyczą tylko monitoringu. Jednakże nie można zapominać, że od 25 maja każdy pracodawca. ma wobec pracowników także inne nowe obowiązki z zakresu ochrony danych osobowych, które wynikają wprost z RODO. Chodzi tu przede wszystkim o obowiązek informacyjny wobec pracowników odnośnie do zasad przetwarzania danych osobowych. Przy zatrudnianiu pracownika, pracodawca musi przekazać pracownikowi na piśmie następujące informacje: 

  • adres i pełną nazwę administratora danych osobowych, dane kontaktowe administratora (np. telefon, e-mail), 
  • dane kontaktowe inspektora ochrony danych (gdy występuje u danego pracodawcy), 
  • podstawę przetwarzania danych osobowych (wraz z ew. opisem prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora), cel przetwarzania danych osobowych,
  • informację o: odbiorcach danych osobowych, zamiarze przekazania danych do państwa trzeciego, okresie przechowywania danych, prawie dostępu do danych osobowych oraz ich sprostowania, prawie do usunięcia danych osobowych lub ograniczenia przetwarzania, prawie do wniesienia sprzeciwu i do przenoszenia danych, prawie do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych, prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego, 
  • czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy, 
  • czy osoba, której dane dotyczą, zobowiązana jest do ich podania oraz jakie są ewentualne konsekwencje w przypadku niepodania danych, 
  • informację o profilowaniu. 

Nowelizację kodeksu pracy w zakresie stosowania monitoringu w miejscu pracy należy ocenić bardzo pozytywnie. Do tej pory kwestia ta w ogóle nie była uregulowana, co działało na niekorzyść pracowników. Najistotniejsze w nowych przepisach jest to, że zostało wskazane enumeratywnie w jakich przypadkach i w jakim celu pracodawca może stosować monitoring. Celem takim z całą pewnością nie może być kontrolowanie pracy pracowników, co w przeszłości zdarzało się w niektórych zakładach pracy. 

Jeśli są Państwo zainteresowani szczegółami omawianego tematu, specjaliści Rödl & Partner są do Państwa dyspozycji w biurach w Gdańsku, Gliwicach, Krakowie, Poznaniu, Warszawie i Wrocławiu.

25.06.2018