Barbara Kaczała

radca prawny
Phone: 48 716 06 04 06
E-Mail

Okres przejściowy, w którym można było składać kopie sprawozdań finansowych opatrzonych podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP zakończył się 1 października 2018 r. Od tego momentu możliwe jest złożenie sprawozdania finansowego wyłącznie zgodnie z poniższymi zasadami:

1. e-Sprawozdanie finansowe (dalej SF) 

Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Sporządzane jest ono w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów

2. Struktura logiczna

SF musi być sporządzone według ściśle określonych struktur logicznych, tj. jako plik XML -od 1 października 2018 r. jest to jedyna forma oryginału dokumentu przewidziana przepisami prawa. Każda inna forma, jak skan czy wydruk, będzie tylko obrazem lub kopią sprawozdania. Sprawozdanie w takiej formie może być sporządzone tylko w języku polskim – formy dwujęzyczne (sprawozdania dwuszpaltowe) nie mogą być sporządzane jako oryginał. Możliwe będą natomiast  tłumaczenia tych sprawozdań finansowych, w formie odrębnego dokumentu.

3. Sprawozdanie z działalności jednostki (dalej SzD) 

SzD musi być sporządzone w formie elektronicznej, prawdopodobnie wystarczający będzie format pdf.  

Ze względu na wymóg opatrywania dokumentów podpisem elektronicznym, data podpisania SzD musi być zbieżna z datą podpisania SF. Nie będzie możliwości sporządzenia SzD w terminie późniejszym. 

Nie ma obowiązku postaci elektronicznej dla  uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego/o podziale zysku bądź pokryciu straty (tzn. że prawdopodobnie mogą być przekazane skany dokumentów).

Dokumenty, które należy sporządzić w postaci elektronicznej muszą być, zgodnie z ustawą o rachunkowości, podpisane elektronicznie przed zgłoszeniem. Oznacza to, że zarówno księgowi, jak i wszyscy członkowie zarządu zobowiązani do podpisywania sprawozdań będą musieli posiadać podpisy kwalifikowane (dla sprawozdań, które zostały sporządzone po 30 września 2018 r.).

W przypadku członków zarządu będących cudzoziemcami konieczne jest rozważenie  uprzedniego pozyskania numeru PESEL.  

Aktualnie nie ma potwierdzonej informacji, czy członek zarządu dysponujący tzw. europejskim podpisem kwalifikowanym e-IDAS, będzie mógł  podpisać sprawozdanie za jego pomocą i czy podpis ten jest kompatybilny z systemem eKRS. 

Nowe przepisy nadal są niejasne i budzą kontrowersje zwłaszcza w zakresie pozyskania numeru PESEL dla cudzoziemców oraz w zakresie funkcjonowania podpisów e-IDAS.

Niezbędne jest jednak szybkie podjęcie działań zmierzających do pozyskania podpisów kwalifikowanych w celu terminowego złożenia dokumentów finansowych w KRS. W związku z tym zachęcamy do podjęcia kontaktu z ekspertami Rödl & Partner.

Jeśli są Państwo zainteresowani tematem lub potrzebują pomocy przy analizie umowy spółki, eksperci Rödl & Partner pozostają do Państwa dyspozycji w biurach w Gdańsku, Gliwicach, Krakowie, Poznaniu, Warszawie i Wrocławiu.

Barbara Kaczała

08.01.2019