Las oficinas post-Covid

AUTOR: Carmen Piris

FECHA: 19.06.2020

Nos guste o no, la vida de todos ha cambiado mucho desde mediados de marzo. Estos últimos meses de teletrabajo forzoso nos han puesto las pilas a unos y a otros: las empresas han tenido que confiar y actualizarse; los trabajadores hemos aprendido a optimizar el tiempo en casa, especialmente los que tienen hijos o mayores o dependientes a su cargo, que están compatibilizando su profesión con la de profesor, enfermero, cuidador, monitor de tiempo libre, acomodador de cine, etc.

Pero, con la remisión de la pandemia (¡crucemos dedos!), en España la mayoría de las compañías ya está preparando la vuelta de los empleados a las oficinas a corto o medio plazo, bien por razones de productividad, bien por organización y coordinación. En este contexto, el pasado 9 de junio se aprobaba el Real Decreto-ley 21/2020, que establece una serie de medidas a aplicar una vez pasemos a lo que se conoce como “Nueva Normalidad” (personalmente, me horroriza el término), es decir, cuando cada unidad territorial supere la Fase III de la “Desescalada” o, para el resto del territorio español, a partir del día 21 de junio de 2020 con la finalización de la última prórroga del Estado de Alarma.

MEDIDAS DE ADOPCIÓN OBLIGATORIA EN LAS OFICINAS

Sabiendo que la transmisión del coronavirus SARS-CoV-2, causante de la COVID-19, se produce al estar en contacto directo con una persona contagiada o con superficies u objetos contaminados recientemente, las medidas “estrella” de prevención en todos los sectores y circunstancias siguen siendo la separación física, una buena desinfección de superficies y la higiene personal.

En lo que a las oficinas se refiere, las medidas que deben aplicarse de forma obligatoria con el fin de prevenir y contener futuros contagios de covid son las siguientes:

  • Ventilación, limpieza y desinfección de los espacios de trabajo y dependencias tanto individuales como comunes, en función de las características concretas e intensidad de uso.
  • Recomendación de una higiene y lavado de manos adecuado, poniendo a disposición de los trabajadores agua y jabón y/o geles hidroalcohólicos o desinfectantes con actividad virucida.
  • Distancia mínima de 1,5 metros entre los trabajadores cuando se encuentren tanto en los puestos de trabajo individuales como en las zonas comunes; cuando no fuera posible mantener la separación indicada, es obligación de la empresa proporcionar los equipos de protección adecuados.
  • Uso obligatorio de la mascarilla que cubra nariz y boca, lo cual se aplica en las oficinas y otros centros de trabajo (incluso al aire libre) siempre que no resulte posible garantizar el mantenimiento de dicha distancia de seguridad interpersonal de, al menos, 1,5 metros, salvo contraindicación médica o actividad incompatible. El incumplimiento del uso de mascarillas se considera infracción leve y conlleva multas de hasta 100 €.
  • Organización de turnos u horarios flexibles de trabajo y visitas para evitar que numerosos trabajadores y/o clientes coincidan en el centro de trabajo.
  • Medidas de reincorporación progresiva de forma presencial a los puestos de trabajo, si bien se recomienda mantener el teletrabajo en la medida de lo posible.
  • Prohibición de acudir al centro de trabajo a los empleados que presenten alguno de los síntomas compatibles con el COVID-19, además de los que se encuentren en aislamiento domiciliario o en periodo de cuarentena.
  • Cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales y del resto de la normativa laboral que resulte de aplicación.

MEDIDAS COMPLEMENTARIAS

Ahora bien, la mayoría de las empresas está adoptando una serie de medidas de prevención que exceden de los referidos mínimos establecidos en el Real Decreto-ley 21/2020, con el fin de reforzar, más, si cabe, la seguridad e higiene de sus trabajadores.

Así, los protocolos ideados para adaptar las oficinas a la realidad post-covid, todavía incierta, incluyen soluciones muy diversas que inciden en los principales aspectos materiales y personales de los centros de trabajo:

  • Organización de rotaciones o turnos de trabajadores por días o semanas para que acudan escalonadamente a trabajar de forma presencial, con horarios de trabajo muy flexibles, mientras el resto de la plantilla hace teletrabajo.
  • Creación de espacios más colaborativos, a costa de eliminar sitios “fijos” y de reducir el número de mesas y puestos de trabajo particulares, de forma que haya en todo momento aproximadamente entre un 25 % y un 40 % de empleados que no disponga de puesto individual (el ratio dependerá de la ocupación efectiva máxima de cada espacio).
  • Instalación de mamparas y pantallas protectoras que separen unos puestos de trabajo de otros y se integren en el diseño y la imagen de la marca, y que permitan mantener el concepto tendencia en los últimos años de oficina abierta y planta libre.
  • Etiquetado con cintas o pegatinas de colores de los puestos “covid free” y de los que no pueden utilizarse, así como rotulación de las salas de reuniones con los aforos máximos e indicación del número de personas permitidas con y sin mascarilla.
  • Implementación de tecnología puntera: desde mesas con una superficie “antibacteria” hasta sensores que detectan en tiempo real si algún trabajador no guarda suficiente distancia física con los demás.
  • Asignación previa de una plaza de aparcamiento en las inmediaciones del centro de trabajo, para fomentar el uso del vehículo particular en vez del transporte público, a los empleados que cada jornada acudan presencialmente a la oficina.
  • Fomentar las formaciones a distancia y las reuniones por videoconferencia.
  • Tiempos y espacios comunes adaptados a la interacción en remoto entre compañeros (p.ej. abriendo una “cocina virtual” con un canal interactivo en el que se puedan tomar un café a media mañana y despejarse “juntos”), así como organizar virtualmente actividades informales como un afterwork desde el sofá de casa, un concurso de fotografía o una competición de trivial.
  • Identificación preventiva de los trabajadores especialmente vulnerables, comunicación al servicio de prevención de riesgos laborales y aplicación de medidas adecuadas a cada caso.
  • Colocación de una cinta aislante en el suelo delante de los mostradores de recepción (y recordatorios para posibles colas cada 2 metros), así como una barrera de metacrilato que llegue al menos a la altura de la boca.
  • Instalación de tótems en la puerta de entrada a la oficina que, a través de un código QR personal, expendan mascarillas higiénicas o incluso midan la temperatura y, en su caso, denieguen el acceso.
  • Aplicaciones móviles desde las que se puedan abrir puertas, “fichar” o llamar al ascensor.
  • Fijación de carteles en zonas visibles, recordando extremar la higiene personal, con el lavado de manos frecuente, y mantener una separación interpersonal suficiente.
  • Diferenciación de pasillos de ida y vuelta y puertas de entrada y de salida, para evitar cruces innecesarios.
  • Clausura de cocinas y fuentes de agua y de elementos de “recreo” (p.ej. las mesas de futbolín), así como de espacios que no dispongan de ventilación exterior directa.
  • Puesta a disposición de los trabajadores de los EPIs más eficaces para la realización de aquellas tareas que no permitan mantener la distancia mínima de seguridad, esto es, mascarillas FFP2 o FFP3 y guantes de protección frente a microorganismos (UNE-EN 149 y UNE-EN IS 374, respectivamente).
  • Limpieza diaria con lejía o productos desinfectantes de todos los espacios y superficies, y más frecuentemente de manillares, tiradores y botones.
  • Instrucciones de utilizar únicamente los útiles y herramientas propios y de desinfectar los utensilios compartidos antes y después de cada nuevo uso.
  • Colocación de cubos de basura con tapa y pedal.
  • Inversión en equipos, dispositivos y aplicaciones que faciliten el trabajo y la comunicación en remoto sin incidencias ni ralentizaciones, incluso con refuerzo del departamento de sistemas e IT.
  • Interés creciente por oficinas en plantas bajas o a poca altura a las que se pueda acceder a pie sin esfuerzo, evitando utilizar el ascensor.
  • Interés creciente por instalaciones punteras de climatización y renovación del aire dentro del inmueble, y priorizando espacios con ventilación exterior directa.

Las medidas que pueden tomarse son de todos los gustos y colores, si bien la mayoría están enfocadas a mantener la separación interpersonal superior a 1,5 metros y a evitar el contacto con superficies que pudieran estar infectadas.

Una cosa está clara: más allá del lavado de manos a fondo y frecuente, los cambios en nuestro estilo de vida han llegado para quedarse por lo menos a medio plazo, cuando se espera haya una vacuna y un tratamiento efectivo frente al COVID-19. Hasta entonces, empresarios y trabajadores tendremos que arrimar el hombro (sin incumplir las distancias) y colaborar para que estas medidas –tanto las obligatorias como las complementarias– sean verdaderamente efectivas.